Aktenverwaltung

Die Sispace AG verwaltet Kundenakten auf einem höchsten Vertraulichkeits- Niveau. Die Outsourcing – Lösung macht Sinn, da unser Unternehmen dank Spezialisation die Arbeit kompetent, schnell und preisgünstig erledigen kann. Alle Archive der Sispace AG halten einem hohen Sicherheitskonform stand. Die Akten werden anonym und „chaotisch“ (im Sinne des RM-Standards ISO 15489) in semistatischen Archiven abgelegt.

Was bedeutet anonym und chaotisch?

Anonyme Ablage bedeutet, dass die Sispace AG die Wiederauffindbarkeit lediglich an Hand der ein-eindeutigen Labels garantieren kann. Sämtliche weiteren Informationen auf den Behältnissen können weggelassen werden. Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Akten visuell personen-/firmen-unabhängig archiviert werden.

Chaotische Ablage bedeutet nicht, dass die Wiederauffindbarkeit nicht gegeben ist. Bei einer chaotischen Lagerung werden keine Provenienzen gebildet, dadurch entsteht eine zusätzliche Sicherheit.

Die Sispace AG kann Ihre Akten über den ganzen Lebenszyklus vertrauensvoll bearbeiten und verwalten. So kann auf Wunsch des Kunden der komplette Lebenszyklus von Erfassung der Daten bis hin zu Kassation bei der Sispace AG ausgeführt werden.

Aber auch Teilbereiche dieses ganzen Prozesses können bei Sispace bezogen werden. So können Akten auch nur für eine bestimmte Zeit bei der Sispace AG gelagert werden. Jeder der einzelnen Arbeitsschritte wird nach ISO Standart realisiert.

Rückgriff

Die Sispace AG kann Ihnen die archivierte Information jederzeit zur Verfügung stellen. Die Rückgriffformen sind nach verschiedenen Dringlichkeiten eingeordnet.

Normal Rückgriff: Das vom Kunde angeforderte Datenmaterial wird innerhalb eines Arbeitstages geliefert.

Notfall Rückgriff: Der Kunde bekommt die gewünschten Unterlagen innerhalb eines halben Arbeitstages zugeliefert.

Express Rückgriff :bedeutet das die Unterlagen auch ausserhalb der Bürozeiten innert kürzester Zeit geliefert werden (Best Effort Practise).

Scanning on Demand: Sispace schickt Ihnen Ihren Rückgriff digitalisiert in dem Format und auf dem Netz, das Sie mit uns festlegen. Somit kann es sein, dass Sie Ihre gesuchte Information innert 20 Minuten auf Ihrem Desk haben – dies mit dem Vorteil, dass das Original weiterhin im Archiv gelagert ist, uns Sie mit einer hochverfügbaren Kopie arbeiten können.

Scanning

Die Sispace AG kann mit fortschrittlichen Scanning-Lösungen helfen, das Datenmaterial Ihres Unternehmens elektronisch aufzuarbeiten und digital bereit zu stellen. Unsere Kunden profitieren auch hier vom Mehrwert der Dossierbildung und der dezidierten Verschlagwortung. Die richtige Formatwahl ist ebenso wichtig, wie die Definition der Verfügbarkeit und Redundanz der Informationen.

Die Sispace AG übernimmt gerne für Sie die zeitaufwendige Erfassung von Dokumenten. Dadurch können freie Ressourcen geschaffen werden, welche Sie auf das Kerngeschäft ihres Unternehmens konzentrieren können.

Kopieraufträge

Das Sispace-Team übernimmt für Sie sämtliche Arten von Kopieraufträgen.

Mikroverfilmung

Der Mikrofilm eignet sich für die Aufbewahrung der Langzeitsicherung. Die Sicherheit und die Vermeidung der Folgekosten sind sicher Punkte, die die Mikroverfilmung attraktiv machen. Die neue Technik im Bereiche der Verfilmung bietet smarte neue Möglichkeiten.

Die Langzeit-Aufbewahrung ist nirgends so professionell und verlässlich wie beim Mikrofilm gelöst. Der Mikrofilm ist das einzige Medium, das eine wirtschaftliche Langzeitaufbewahrung gestattet. Er ist auch das einzige Medium, das den Feldversuch bestanden hat.

Die Sispace AG verlässt sich auch da auf mehrere langjährige Businesspartner.

Aktenvernichtung

Die Aktenvernichtung wird anhand festgelegter Kassationsdaten gemacht. Die datenschutzgerechte Vernichtung von Informationsträgern erfolgt nach DIN 32757. Bei dieser Vorschrift sind fünf Sicherheitsstufen definiert.

 

1	Allgemeines Schriftgut	Streifenbreite bis 12mm und Fläche max. 2000mm²
2	Interne Unterlagen	Streifenbreite bis 6 mm und Fläche max. 800mm²
3	Vertrauliche oder personenbezogene Dokumente	Streifenbreite bis 2 mm und Fläche max. 594mm²
4	Existentiell wichtige Unternehmensinformationen	Materialteilchenbreite bis 2mm und Länge bis 15mm
5	Geheim-klassifizierte Dokumente	Materialteilchenbreite bis 0.8mm und Länge 13mm

 

Bei der Kassation wird das komplette Material in verschlossenen Metallcontainer direkt vom Archiv zum Businesspartner geliefert. Bei Verlad und Transport bis hin zur Vernichtung ist eine Aufsichtsperson der Firma Sispace AG anwesend. Es wird ausschliesslich tag- und jobfertig gearbeitet. Das verarbeitete Material wird als Rohstoff für die Papierindustrie wieder neu verarbeitet.

Weitere Dienstleistungen

Active File Management, Suchaufträge, Bereitstellung Infrastruktur für Recherchen, Transport