Corporate Governance und Compliance

Governance bezieht sich auf alle Komponenten einer modernen Unternehmung oder Verwaltung:

• Geschäftszweck und Geschäftsmodell, Vision, Mission und Strategie
• Organisationsstruktur mit Aufgaben- und Rollenverteilung
• Funktions- und Prozesslandschaft
• Betriebsinterne und betriebsexterne Informationen
• Systemlandschaft und Infrastruktur
• Finanzen und weitere Ressourcen
• Motivation, Engagement, Kreativität der Mitarbeitenden, Betriebskultur

Es kommt darauf an, die Kommunikation, Kooperation und Koordination und die Wirtschaftlichkeit im Betrieb und nach aussen zu optimieren, steuern und kontrollieren. Unternehmungen und Verwaltungen sind in Entwicklung: Dynamik und Statik müssen aufeinander abgestimmt werden. Das Dokumenten- und Records Management (DRM) ist hier unerlässlich.

Governance ist eng verknüpft mit Compliance. Unternehmungen und Verwaltungen halten sich an internen und externen Regeln, ob es dabei nun um Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Standards, Regelwerke oder um Fachempfehlungen geht. Sie müssen dies in Laufzeit dokumentieren und im Nachhinein beweisen können. Auch hier kommt das DRM oder das Lebenszyklus-Management der Daten und Dokumente zum Zug.

DRM erhöht nicht nur die Wirtschaftlichkeit einer Unternehmung und Verwaltung (Einsparungspotenzial bis zu 15% in allen Arbeits- und Entscheidungsprozessen), es gibt der Governance und der Compliance im Betrieb Hände und Füsse (Beweisbarkeit). DRM ist der „Dritte im Bunde“ mit Prozessmanagement und Systemmanagement. Es gibt der Fach- und Technikseite eines Betriebs Substanz, Kontinuität und Stabilität.

 

Sispace AG hält fest: Compliance und Governance erhalten im Rechtsverkehr und der Informationsgesellschaft zunehmendes Gewicht. Am Dokumenten- und Records Management führt darum kein Weg vorbei. Effizienz und Effektivität sind mit DRM in jeder Verwaltung und Unternehmung erzielbar.

 

Geltende Normen für Records Management

Wie in den meisten Bereichen existieren auch im Records Management verschiedene Normen:

• DoD 5015.2 des US-Verteidigungsministerium
• ISO 15489 der Internationalen Normenorganisation ISO
• MoReq II der Europäischen Kommission
• und viele andere mehr

Details zu ISO 15489

Inhalte der DIN ISO 15489-1