Beratung

Beratung ist Vertrauenssache. Viele Standards und Best Practices spielen eine Rolle. Nicht alles lässt sich mechanisch standardisieren. Sackgassen, Fehlstarts und Fehlentwicklungen müssen vermieden werden. Organisation, Logik und Technik sind abzustimmen. Fristen und Kosten liegen fest.

Sispace AG verfügt über ein eingespieltes Team an Consultants. Die Firma hat eine breite Palette an Beratungsaktivitäten. Wir bleiben nicht an der Oberfläche. Wir stossen zum Kern des Dokumenten- und Records Management (DRM) und der Archivierung vor, und gewährleisten somit Erfolg bei der Neuausrichtung und der Modernisierung der betrieblichen Informationen einer Verwaltung oder eines Unternehmens.

Welche Risiken umgehen und welche Chancen ergreifen Unternehmungen und Verwaltungen, wenn sie nach der Methodik von Sispace AG ihr DRM umsetzen? Wir nennen die wichtigsten:

• Die Revisions- und Rechtssicherheit wird auf Prozessschrittebene (Datenobjekte, Unterlagen) und auf Prozessebene (Dossiers) gewährleistet
• Konsequente Einhaltung der wachsenden Compliance-Anforderungen wird einfacher, ob sie nun Datenschutz, Öffentlichkeitsrecht, Produkthaftung, Willensvollstreckung, Rechenschaftspflege oder Kulturerhalt betreffen.
• Durch den systematischen und systemischen Ansatz lassen sich Wildwuchs sowie handgestrickte oder ungenügende Vorgehen vermeiden.
• Die strukturstabile Integration von Prozess und Prozessinformation ist das beste Mittel gegen die Probleme und die Kosten einer zerstückelten Systemlandschaft.
• Eine gesunde Mischung von «high tech» im Produktivbereich (Dynamik) und von «low tech» im Datenhaltungs- und Aufbewahrungsbereich (Statik) bietet sich an.
• Der Investitionsschutz der relevanten Bestandsdaten erfolgt ohne Mehraufwand, während Datenredundanz, Datenfriedhöfe und Datenentropie ausbleiben.
• Das Lebenszyklus-Management der Daten und Unterlagen wird logisch und fachlich begründet. Es lässt sich logistisch zugunsten einer schlankeren Speicherinfrastruktur und einer angemessenen Kassation und Konversion realisieren.
• Ein Gewinn von 15% der Arbeitseffizienz über die volle Breite der recordserzeugenden Belegschaft ist erzielbar (Suchen, Auffinden, Wiedererschliessung).

Durch den Aufbau einer zeitgemässen Ablaufroutine und Ordnungsstruktur wird einem drohenden Imageverlust in der eigenen Branche und der Informationsgesellschaft wirksam vorgebeugt.

Die teilweise oder komplette Auslagerung von mittel bis langfristigen Archivprozessen schafft Kapazität ohne Investitionen und minimiert laufende Betriebskosten.

Das Kunden-Archivgut untersteht unserer Geheimhaltungs- und Sorgfaltspflicht. Es wird ausschliesslich barcode gesteuert verwaltet und auf Wunsch versiegelt.

Good Laboratory Practice (GLP)

Sispace produziert auch unter GLP-Bedingungen. Kunden-Aufbewahrungskonzepte und Sicherheits-parameter werden innerhalb der vorgegebenen GLP-Richtlinien mit den Kunden individuell erarbeitet.